Merkelig artikkel i Journalisten på nett - om OEP, statlige postjournaler og publisering av dokumenter på nettet.

Jeg  leser på nettet i dag et innlegg av Pål Hivand, som er kommunikasjonsrågiver ved Sametinget. Han skriver om Offentlig Elektronisk postjournal. OEP er, for de som ikke måtte kjenner til Statens egen portal for demokrati og åpenhet, en database der alle, der alle, enten man er en vanlig borger, eller en journalist får tilgang til postjournalene (metadata) fra alle statlige instanser med hele landet som virkeområde, som departementer, direktorater, tilsyn, fylkesmenn og mange andre. Min jobb i Justervesents arkiv består blant annet å kvalitetssikre metadataene i vår postjournal, før de daglig eksporteres til OEP. Brukerne søker opp den informasjon de er interessert i, huker av for dokumenter de ønsker tilgang til, og legger i en "handlekurv" - en  kjent funksjonalitet de fleste vil kjenne igjen fra en netthandel. Så trykker man for å sende bestillingen, og bestillingene går via epost til hver enkelt virksomhet som har dokumentene i sitt arkiv. Enkelt og gratis for brukerne. Svar får man innen få virkedager. Hos oss er de fleste innsynsbegjæringer besvart samme dag, dersom bestillingen kom inn i kontortiden.

En representant fra Presseforbundet, fortalte en gang på et møte i OEP samarbeidsforum, at OEP er enestående i verden, og hans utenlandske kolleger nesten ikke kan tro det er sant at man har en slik portal. For meg og mange andre i arkivene, er vi stolte av vårt bidrag til demokrati og åpenhet. Men nok om OEP, nå om artikkelen.

Hivand mener at "OEP-prosjektet står som et eksempel på hvorfor digitalisering og brukerorienteringen i offentlig virksomhet står i stampe" og "I de siste 20 år har byråkratiet fått teknologi som dramatisk kunne effektivisert arbeidsmetodene og realisert offentlighetslovens bokstav og ånd. Istedenfor har man med iver tilpasset teknologi og løsninger til byråkratiets gamle metoder og logikk."

Noen poenger har han vel i innlegget, som at  kommunene har vært flinkere til å publisere dokumenter på nett (dette gjelder ikke alle kommuner, det finnes kommuner som nekter å behandle innsyn fordi det krever for mye ressurser), og at regjeringen er ganske deltaljert i hva som man skal vurdere at bør publiseres på rett på nett.

Hivand ser imidlertid bort fra ganske mange forhold ved arkivdanning, publisering av journal og publisering av dokumenter på nett. Jeg er tilregnelig til å erte litt med at det ikke er så  rart at Sametinget koster en del å drifte om de saksbehandler innsynsbegjæringer på den måten han beskriver i innlegget: "Innsynsbegjæringen behandles så behørig i forvaltningen, før den innvilges eller avises. Neste gang noen ber om innsyn i samme dokument, skjer samme prosess på nytt. Ny behandling. Og dokument sendes med epost." Ville det ikke vært lettere å ikke behandle på nytt dersom det har vært gitt innsyn i dokumentene tidligere, og bare sende dem ut? Moderne saks- og arkivsystemer med innsynsmoduler har automatiske funksjoner for dette.

Pussig nok kjenner kjenner Hivand bare til en Offentlighetslov, den fra 1970, og den er opphevet. Den vi andre forholder oss til er Offentleglova - Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd, som trådde i kraft i 2009.

Hivand ønsker at Offentlighetsloven oppfylles. Kan lover oppfylles? Kan hende er det formålet med 2009-loven han mener skal realiseres: "Formålet med lova er å leggje til rette for at offentleg verksemd er open og gjennomsiktig, for slik å styrkje informasjons- og ytringsfridommen, den demokratiske deltakinga, rettstryggleiken for den enkelte, tilliten til det offentlege og kontrollen frå ålmenta. Lova skal òg leggje til rette for vidarebruk av offentleg informasjon."

"Alle dokumenter er offentlige" hevder  Hivand. Det stemmer jo heller ikke, i begge Off.-lovene står det: "Saksdokument, journalar og liknande register for organet er opne for innsyn dersom ikkje anna følgjer av lov eller forskrift med heimel i lov." Erfaringsmessig i min virksomhet, vil det svært ofte være opplysninger i dokumentene vi faktisk måtte skjermet i selve dokumentet før publisering.

Der var jeg ferdig med ertinga mi, og resten av denne bloggposten skal i stedet handle om Hivands (etter min mening) gode visjon om å endre fokus fra postjournalen, til å bedrive aktiv publisering av dokumentene. En del av de statlige etatene gjør jo dette, når de publiserer journal på sine egne hjemmesider.

Hvorfor ikke via OEP? Det er flere grunner til at statlige virksomheter ikke har vært ivrige på å publisere dokumentene:
- Etatenes påkobling på OEP krevde mye ressurser, både i kvalitetssikring og å håndtere en økt mengde innsyn.
- Det er kostbart. I min virksomhet har vi til nå publisert over 100 000 journalposter, vi ville ha publisert 250-300 000 dokumenter, dersom alle journalposter vi har eksporter til OEP skulle publiserere,
- Man må innsynsbehandle alle dokumenter på forhånd. Nå gjøres jo en slik vurdering ifb. med publisering av journalpostene i postjournalen. I min virksomheter forhåndsunntar vi så godt som ingenting, da er det i såfall kun opplysninger i journalen som unntas. Dette vil være ressurskrevende for virksomhetene. På den annen side, vil virksomhetene bruke langt mindre tid på å behandle innsynsbegjæringer
- Lenkeråte om man publiserer dokumentene selv. Manuell og tidkrevende funksjonalitet for å lenke fra journalposter i OEP rett til dokumentene.
- DIFI har satset alt på å bygge opp OEP slik den fungerer i dag, og har ikke prioriert å f.eks. bygge opp et sentralt dokumentlager der virksomhetene kan publisere dokumentene og være trygge mot lenkeråte. Men i utgangspunket har ikke Difi tatt opp sistnevnte i sin dialog med innholdsleverandørene til OEP. 

Jeg håper DIFI kan komme på banen med de stødige løsningene. Arkivene som innholdsleverandører til OEP har vist endringsvilje. Den er der fortsatt, om det ligger en god infrastruktur for publiseringen tilrette for oss.